يُعد خطاب الطلب نوعًا من الرسائل التجارية التي يتم فيها تقديم طلبات رسمية إلى شخص معين، حيث يتم طلب إذنه أو طلب شيء ما بشكل رسمي أو تقديم استئناف. تعتبر رسائل الطلب التجاري مهمة للتواصل المدني والدقيق، ولهذا السبب من الضروري إنشاء طلب مكتوب بشكل صحيح.
كتابة خطاب طلب تُعتبر خطوة شائعة في عالم الأعمال، ولكن غالبًا لا يتلقى المستلمون هذه الرسائل بأفضل حالة من المزاج.
استخدام نبرة رسمية
تذكر أنه بما أن رسائل الطلب تأخذ طابعًا تجاريًا، فلا تستخدم النبرة الساخرة أو غير الرسمية. من المهم تجنب استخدام اللغة العامية أو غير الرسمية، بينما يجب استخدام لغة رسمية ومهمة.
تضمين عنوانك وتاريخ الكتابة
في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة، اكتب عنوانك، أو إذا كنت تمثل منظمة، اكتب عنوان المنظمة، ثم تحت ذلك اكتب التاريخ. وإذا كان مناسبًا، يمكن كتابة عنوان المستلم تحت عنوانك المكتوب.
استخدام تحية رسمية
خاطب المستلم باسمه الأخير فقط مسبوقًا بلقبه، على سبيل المثال “عزيزي الدكتور محمد” أو “عزيزي السيد علي”. إذا كان اسم المستلم وعنوانه غير معروفين، فيمكن كتابة “إلى من يهمه الأمر” في العنوان.
توضيح الهدف بشكل واضح
ابدأ ببيان الغرض وكن موجزًا ومباشرًا قدر الإمكان عند توضيح طلبك. تأكد من أنك قد وصفت ما تريده وسبب طلبك بشكل استثنائي.
تقديم التفاصيل الضرورية
قم بتقديم أي أدلة داعمة للطلب المقدم. قد يتعلق هذا بالمعلومات المتعلقة بالبيئة أو التاريخ أو التبرير الذي يجعل طلبك ضروريًا.
كن موجزًا ومؤدبًا
يجب أن تكون كتابة الرسالة موجزة حتى لا تستغرق وقتًا طويلاً في إيصال رسالتها. تجنب تقديم معلومات زائدة عن الحاجة، لكن تأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بطلبك. تصرف كما لو كنت شاكرًا على البادرة التي تطلبها في المقام الأول.
تضمين معلومات الاتصال
قم بتوفير معلومات الاتصال الخاصة بك في حالة الحاجة إلى متابعة. قد تكون هذه المعلومات مثل رقم هاتفك أو عنوان بريدك الإلكتروني أو أي شيء يهم الشركات أو الكيانات.
الخاتمة بشكل رسمي
في الختام، يجب أن تكون خاتمة الرسالة رسمية مثل: “مع فائق الاحترام” أو “بإخلاص”، بعد ذلك قم بتوقيع الرسالة وكتابة اسمك.
أنواع رسائل الطلب
طلب معلومات
تستخدم عندما تكون المعلومات العامة غير كافية وتحتاج إلى معرفة المزيد. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى مزيد من المعلومات حول منتج أو خدمة تقدمها شركة لاتخاذ قرار بشأن التفاعل مع الشركة أو عدمه.
طلب إذن
هذا النوع من الرسائل يطلب الموافقة على إجراء معين أو لعمل شيء يعتبر استثناءً. على سبيل المثال، التقديم للحصول على إجازة من العمل أو لاقتراض سيارة الشركة لبضع ساعات.
طلب اجتماع
تستخدم لترتيب اجتماع أو موعد. في أبسط أشكالها، تصف عادةً المعلومات المتعلقة بوقت ومكان الاجتماع المقصود وكذلك جدول أعماله المقترح.
طلب مساعدة
قد تكون هذه الرسالة طلبًا للمساعدة أو الرعاية في مسألة معينة. قد تكون مساعدة في قضية شخصية، مالية، أو مشكلة مهنية.
طلب توصية
تُستخدم عادةً في السياقات الأكاديمية أو المتعلقة بالأعمال ويمكن ترجمتها إلى “هل يمكنك تزويدي برسالة توصية؟”
طلب استرداد أو استبدال
لاستفسار عن استعادة المال مقابل البضائع أو الخدمات المقدمة، أو لطلب منتج مختلف ضمن مجموعة البضائع. يجب أن تحتوي الرسالة على معلومات حول الحصول الأولي وكذلك ضرورة الطلب المقدم.
طلب خدمة
غالبًا ما يقصد من هذا النوع من الرسائل طلب خدمة معينة أو القيام بعمل ما مثل إجراء صيانة على معدات معينة أو تركيب جهاز أو آلة.
طلب تعديل
يُستخدم هذا النوع لطلب تعديلات على الشروط، الأحكام، والاتفاقيات. قد يشمل ذلك تغيير جدول الدفع أو تعديل عقد.
قد ترغب أيضًا في القراءة عن اسماء امريكية – استكشاف الأسماء المثيرة للاهتمام
الخلاصة
كتابة خطاب طلب جيد هو جزء أساسي من الكتابة التجارية والرسمية. من خلال تطبيق بنية محددة والتحلي باللباقة، ستكون رسالتك واضحة، وستزيد فرصك في الحصول على استجابة إيجابية.
فهم أنواع رسائل الطلب يجعلك في موقف يمكنك من اتخاذ نهج صحيح حسب نوع الرسالة. سواء كنت تبحث عن موافقة، تحديد مواعيد، أو طلب مساعدة، فإن كتابة خطاب طلب جيد يعكس الاحتراف والأدب ويضع الأساس لعلاقات ونتائج إيجابية.